Какво е важно да знаем, когато изпращаме Meeting Follow Up имейли след проведени срещи.
Понякога забравяме да изпратим имейли след проведени срещи, особено когато вниманието ни бъде отвлечено от други срещи или списъка със задачи. Изпращането на последващ имейл след срещата обаче може да бъде стъпката към подписването на договор с потенциален клиент и условие за доброто изпълнение на работата на служителите.
И така, какво е Meeting Follow Up и защо е важен?
Meeting Follow Up е имейл, изпратен до участниците в срещата след нейния край. Той може да е до членовете на екипа, шефа или просто всеки, с когото сте общували по време на срещата. Целта му е да покажете признателността си към хората, които са отделили време от деня си, за да се срещнат с вас и да обобщите накратко казаното по време на срещата. Затова, мислете за този имейл, като за по-кратка версия на вашите бележки от срещата.
Защо е важно да се изпращат подобни имейли?
Важно е да отразите срещата по много причини. Първо, изразът на благодарност към присъстващите ще насърчи положителната среда и взаимоотношения. Не забравяйте, че те отделят време от деня си за вас!
Освен това, важно е да знаете, че последното нещо, което участниците ще си спомнят от срещата, е последното нещо, което е обсъждано. Ето защо изпращането на follow up имейл ще ви помогне да напомните на всички за ключовите точки, обсъдени по време на срещата.
5 неща, които да включите в последващ имейл след среща
След като вече ви запознахме със значението на Meeting Follow Up имейлите, време е да разберете и как да изпратите такъв.
1 – Покажете признателност
Отделянето на време от деня за присъствие на среща не винаги е лесно. Вместо да свършите важна работа, вие използвате ценното си време, за да сте на среща. Затова е важно да покажете своята признателност и да благодарите на всички присъстващи.
2 – Обобщете срещата
Няма нищо по-лошо от това да приключите среща и да не помните обсъжданото. Мозъкът ви е бил толкова фокусиран върху последно коментираната тема, че всяко предишно заглавие е влизало в едното ухо и излизало от другото. Следователно във вашия follow up имейл е важно да включите обобщение на точките от срещата. Ето каква важна информация е хубаво да предвидите:
- Списък на всичко обсъдено по време на срещата
- Списък на планираните действия и техните отговорници
- Всички референтни документи, използвани по време на срещата
- Напомняне за времето на провеждане на следващата среща
3 – Обобщете ключовите решения
Обобщаването на ключовите решения в имейла е важно, защото ще гарантира, че присъстващите ще са запознати с основните изводи и решения от срещата. Провеждането на безсмислени срещи е загуба на време за всички. Следователно, обобщаването ще напомни на присъстващите, че срещата ви е имала цел – и каква е била тази цел!
Освен това не всеки може винаги да присъства на среща заради планирана почивка, друга среща или ангажираност. Какъвто и да е случаят, изпращането на последващ имейл от срещата и обобщаващи ключови точки, ще гарантира, че хората, които не са могли да присъстват ще са информирани за важните неща.
4 – Добавете следващите стъпки
Когато пишете имейл след проведена среща, е важно да включите призив за действие/следващи стъпки. Отново, това ще напомни на присъстващите какво предстои, в случай че са забравили и ще държи всеки отговорен за следващите стъпки. Важно е и за тези, които не са успели да присъстват да знаят какво предстои и какви са техните отговорности.
5 – Включете датата на следващата среща
В края на всеки meeting follow up имейл е важно да посочите кога е следващата среща. Няма нищо по-лошо от трескавото търсене сред стотици имейли на планирана среща. Затова, вместо да изпращате отделен имейл с дата на следващата среща, просто я добавете в долната част на meeting follow up имейла си. Това ще създаде рутина и ще улесни максимално присъстващите.
Не пропускайте и тези полезни съвети :
- Изпратете имeйла в рамките на 24 часа след срещата
- Бъдете кратки и по същество
- Изяснете и задайте следващите стъпки
- Завършете с положителна нотка
Четете още „10 „трябва“ и „не трябва“ по време на нетуъркинг„
***
Снимка корица: Unsplash
Последвайте ни и в Instagram
Comments are closed.