Почти всяка компания разчита на срещите за управление на ежедневния си бизнес, независимо дали става въпрос за срещи с вътрешни или външни страни. Но, работните срещи, които не се управляват внимателно, могат да бъдат не само много изтощителни, а и изключително непродуктивни.
Представете си само колко разочароващо е… да прекарате почти целия ден в неефективни срещи, докато работата ви се трупа на бюрото? Нищо чудно, да не очаквате с нетърпение следващата.
Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да се справите по-добре с тази задача:
Определете дневния ред
Това може да звучи логично, но всъщност на много срещи им липсва добра структура. Чрез определянето на точен дневен ред всички участващи страни ще имат ясно разбиране за идеята на срещата и целта, която вие (и екипът ви) искате да постигнете. Дневният ред също така помага да се ръководи разговора и различните теми, които следва да бъдат обсъдени. Ако е необходимо направете и времеви ограничения на всяка конкретна тема.
Бъдете подготвени
Когато присъствате на среща (независимо дали сте я планирали сами или не), винаги отделяйте по 15 минути преди срещата, за да се подготвите. Правейки това, вие буквално загрявате мозъка си. Така умът ще започне да обработва част от информацията предварително, което ще ви направи по-продуктивни и бдителни по време на срещата.
Водете
Понякога ваши колеги (или дори клиенти) могат да се разпалят по определени теми и дори политика, което често води до проточване с часове. Не се страхувайте да поемете водещата роля. Например, когато хората започнат да говорят помежду си, поемете инициативата и насочвайте разговора по начин, който помага на всеки да изкаже ефективно мнението си.
Освен това има хора, склонни винаги да излизат извън темата и е много трудно да отрежете колега, току що започнал да разказва за рождения си ден, например. Въпреки това, не се страхувайте да предложите учтиво да говорите за това след срещата.
Подгответе план за действие
За да сте сигурни, че срещата наистина ще бъде проведена ефективно, поемете инициативата да направите план за действие за различните задачи и роли. След срещата можете изпратите мемо имейл, в който да посочите обсъдените точки, направените заключения, отговорниците по задачите оттук нататък и ясни крайни срокове за резултатите.
***
Фото: Unsplash
Последвайте ни и в Instagram
Comments are closed.