Нови на борда? Работните срещи в заседателната не бива да са отегчителни. Ето няколко идеи как да ги направите положителни, дори вълнуващи.
Искате ли да ръководите успешно срещите, необходимо е постоянно да мислите за участниците. Какво ще ги накара да се почувстват добре от преживяването? Как да направите така, че всички да са ангажирани и изслушани? Как да бъдат участниците част от процеса на срещата, а не просто аудитория? За щастие, има начини за това.
1. Имайте ясна цел.
Уверете се, че всички са наясно какво целите да постигнете със срещата. И когато това се случи всички се чувстват добре от резултата.
2. Направете програма и я обявете предварително.
3. Карайте я кратко.
Не дъвчете повече от колкото бихте могли да преглътнете. Колкото по опростено преминавате през точките, толкова по-благодарни ще са ви всички.
4. Наемете комфортна зала – с места за всички.
Сериозно. Ако на хората не им е удобно, няма и да внимават толкова добре. Дори да е имала ефект срещата, всички ще си спомнят неудобството.
5. Изберете си точно мястото.
Ако вие водите срещата, изберете си място по средата, така ще сте близо до всички.Това изпраща и събщението, че водите дискусия.
6. Донесете хапки.
Всички обичат вкусна и здравословна храна.
7. Изключете телефоните, насочете вниманието си.
В началото помолете всички да оставят настрана телефоните.
8. Уверете се, че всички ключови за срещата хора, могат и ще се присъстват.
Не е добра идея да се съберете да дискутирате, без този който взима решенията да присътва. Изпратете RSVP до всички и им пуснете подсещане предния ден.
9. Поддържайте тона целенасочен и лек.
Добавяйте хумор, когато е възможно. Когато срещата е и забавна хората ще ви благодарят. Но внимавайте с черния хумор.
10. Бъдете в час и следете развоя.
Ако някой се опита да поведе срещата в дуга посока, адмирирайте включването и предложете да планирате друга среща по новата тема.
11. Уверете се, че всички биват чути и изслушвани.
Обръщайте внимание на реакцията на хората по време на дискусията. Ще забележите, че винаги има един който доминира в изказванията и друг, който не успява да се доизкаже – дайте му шанс.
12. Настоявайте за участието на всички присъстващи.
Ако някой не участва и мълчи, питайте ги директно за неговото мнение. Ако някой не внимава, ангажирайте вниманието му.
13. Водете записки.
Когато си записвате мнението на хората, това придава допълнителна тежест на думите им. А накрая тези бележки ви помагат да стигнете до изводи и заключения.
14. Какво следва оттук нататък.
Уточнете следващите стъпки след срещата.
15. Благодарете на всички за времето и участието.
В наши дни, времето е ценно за всички. Благодарете им, че са го отделили.
16. Приключете пет минути по-рано.
Ако успеете да приключите срещата пет минути по-рано хората ще ви обичат. На всички графиците им са толкова препълнени, ще оценят тези минути, в които могат да свършат още нещо, като да си проверят пощата или да си поемат малко въздух.
17. Изпратете имейл с акценти, записки и предстоящи стъпки от срещата
Направете го същия ден или на следващия. Опишете ясно кой какво е необходимо да свърши оттук нататък и кога. И ако е необходима последваща среща, насрочете я веднага. Това носи убеденост у хората, че проектът върви напред.
В крайна сметка всичко е въпрос на очаквания. Ако можете предварително да планирате целта, начина на протичане и участниците за срещата, бъдете сигурни – ще имате невероятни срещи!